É legal fazer arquivo digital?
Sim, é! O arquivo digital passou a ser possível com a publicação do Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de fevereiro, que veio introduzir alterações significativas às regras de faturação e arquivo. Uma das principais medidas deste diploma foi possibilidade de criação e utilização simplificada do arquivo digital, com a introdução da digitalização dos documentos em papel.
Estão previstos requisitos e condições genéricas para se realizarem as operações de digitalização e arquivo eletrónico, devendo ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico. O Toconline foi um dos softwares pioneiros no arquivo digital da contabilidade.
E posso destruir os documentos originais emitidos ou recebidos em papel?
Sim, pode! Após a digitalização dos documentos de acordo com os requisitos e condições definidas legalmente, é possível efetuar a destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel. Para as faturas recebidas de fornecedores, essa destruição apenas pode ser efetuada após se ter sido exercido o direito à dedução do IVA, se for o caso, e efetuado o registo contabilístico da operação e do IVA deduzido. Após a destruição dos originais, para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório desses documentos originais.
Vejamos um exemplo práctico:
As facturas com data de Julho, Agosto e Setembro, para empresas e empresários no regime de IVA Trimestral, podem ser destruídas após o dia 20 de Novembro, após o respectivo arquivo digital, conferência e submissão da Declaração Periódica de IVA relativa ao 3.º Trimestre.
Atualmente, já pode fazer o seu arquivo digital em tempo real, enquanto está na rua e recebe uma factura em papel, através do seu smartphone. Veja aqui como funciona a App Toconline (IOS ou Android): https://www.youtube.com/watch?v=QrryV2obX_E
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Texto escrito em Maio de 2025
Autor: Miguel Patrício
